How to Increase Confidence in Sprint Planning with Jira Velocity Charts

Jira-Velocity-Story-Point-Completion

How consistent is your delivery for each sprint? Is your team overcommitting or under committing? Are your estimates accurate?

And if not, why not?

Jira Sprint Reports (and specifically the Jira Velocity Chart) are ultra-handy reports that can answer these questions, letting you visualize what you deliver versus what you plan. It lets you predict the amount of work your team can get done in future sprints, and see and understand the problems that could be making your delivery less consistent than you’d like.

This article looks at why it’s one of the most popular Jira reports among Scrum teams.

What is the Jira Velocity Chart?

The Jira Velocity Chart displays grey and green bars. The grey bar is the story points you have planned for the sprint, while the green bar is how many story points you’ve actually finished. Ideally, the two bars for each sprint should be the same height.

What’s great is that this neat and simple little chart got an upgrade in the Jira Software 8.9 release a few months ago. Previously only displaying the last 7 sprints completed by the team, it now shows up to 120 sprints, letting you choose a pre-defined timeframe or custom date range.  

Another new feature with Jira 8.9 is the horizontal grey line. This is the average velocity of your team, i.e. the average of the total completed work—the grey bars—over the last however-many sprints. In the old version of the Velocity Chart, you had to calculate the average yourself. And the fact that the chart can now show dozens of sprints instead of 7 means you get a much more insightful average, particularly if there’s high variability in your sprints.

The Jira Velocity Chart is a valuable tool when sprint planning. You’re able to get a sense of the volume of work you’re likely to be able to accomplish in the upcoming sprint, so you can decide how much you could feasibly commit to. Importantly, the chart lets you analyze the consistency of your delivery and assess whether process improvements can be made or requirements should be honed.

Calculating your Story Point Completion Percentage in Jira (A Useful Tip)

While the Jira Velocity Chart gives you a figure for the average velocity of what you’re completing, it doesn’t give you a figure for the ratio of completed to planned work. A figure like that lets you compare the velocity of different teams and assess which teams ‘seem’ more reliable. In other words, if Team A says they’re going to complete a body of work in the next 3 weeks and Team B says the same, which team is more likely to succeed?

Enter the Story Point Completion Percentage. This is calculated by dividing the number of story points delivered by the number of story points planned.

See the screenshot above, for an example.

Story Points Completed / Story Points Planned x 100 = Story Point Completion Percentage

[Figure] / [Figure] x 100 = [Figure]

Calculating the percentage for each sprint in a given timeframe provides an instant view of what’s happening all the way upstream, thereby giving you a better understanding of your velocity and what’s driving it. For example, there may be an issue with your sprint planning, or your estimates could be off. This in turn triggers conversations about why this might be.  

Note that the Story Point Completion Percentage is not a feature that’s currently available in Jira. You have to copy the figures and do the sum manually to get the percentage.

The Benefits of the Jira Velocity Chart.

The Jira Velocity Chart has the following benefits for Scrum teams:

  • It increases stability, reliability and confidence in sprint planning. If your team keeps planning for 70 story points but never finishes more than 30, the Jira Velocity Chart lets you visualise this and see more easily if you’re overcommitting and should plan for 30 instead. Equally, you may be completing more story points than you’re planning and so could feasibly commit to more in future sprints.
  • It allows you to explore whether the issue is to do with the quality of your estimates rather than your commitment. It might be that there are things affecting your flow that you’re not taking into account. External factors, such as waiting for a technical partner to do something, might be slowing you down. Internal factors, such as workplace interruptions and context switching, might also be putting the brakes on. At the same time, new efficiencies might be speeding you up. Work in progress (WIP) needs to be strictly controlled to ensure realistic results.
  • It lets you identify whether you need better stories or perhaps even better requirements. If your estimates aren’t accurate, it could be because you don’t have great user stories. And if you don’t have great user stories, it could be that you don’t have great requirements to begin with. The Jira Velocity Chart enables you to find out the root cause of what’s going on. 
  • It leads to more consistent delivery. By identifying the root causes of why your planning and completion aren’t matching up—whether it’s challenges to your flow or process, a lack of control of WIP, new efficiencies or substandard requirements—the Jira Velocity Chart boosts the team’s ability to assess their progress, identify areas of improvement, and make better and more realistic decisions on expectations. This in turn leads to more solid sprint planning and more consistent delivery on sprint goals, reducing any uncertainty or risk around forthcoming releases.

The Jira Velocity Report is a terrific reality check for Scrum teams. By better understanding your velocity and what’s driving it, you’re able to create a foundation of trust and legitimacy when setting expectations for future sprints.

Export Jira Reports To Share Externally

Jira dashboards are great for viewing live data, but what about when you want to share it with others, or add it to the management PowerPoint presentation each month?

Sir Thomas McHarrington reports on the future of the technology. Follow him lest you be a Luddite!

Out of the box, to export Jira reports: take a screenshot.

But with Custom Charts for Jira you have a number of options available:

  1. Take a screenshot (as is true for any app!)
  2. Export to PNG
  3. Export to PDF
  4. Export to CSV

Deciding which type of export you want, depends on how you’re going to use the data. Here is a breakdown of each type of export and when it’s best used.

Take a screenshot of Jira

Simple, effective, and it gets the job done. It’s like the printing press, for your computer! The Luddites knew what they were doing, a retro approach to an age old problem:

  1. Find your camera
  2. Take the screenshot
  3. Crop the image
  4. Save the image
  5. Send the image
  6. Take an early lunch
Takes a screenshot of Jira Dashboards

There must be a better way, can’t we just skip straight to step 5? Behold the Future of Technology!

Export Jira Charts to a PNG Image

Directly export your Jira Reports to an image in PNG (a lossless image format) in a single click. Through the magic of modern technology your image will be instantly available in your browser downloads folder, no development time needed! Get a consistent export every time, what you see is what you get.

Export Jira to PNG image file.

Export Jira Reports to PDF

PDF stands for Portable Document Format and there’s nothing more portable than a directly downloaded PDF of your Jira reports. Impress your friends, colleagues and co-workers with this virtual paper marvel, so realistic you could reach out and touch it!

Export Jira to PDF

Export Jira data to a CSV file

But now for something more serious. Your company wasn’t built on flashy graphics and upwards trending reports, it’s cold hard facts that give you the edge! Don’t hide your numbers behind beautiful, intuitive colored charts when you can export the values directly to CSV, right from your dashboard!

The days of thinking “I wish I could build this same report, but in Excel” are finally over with Export to CSV from Custom Charts for Jira Reports.

CSV exports are also a great way to take a snapshot of a moment in time, so you can recreate any chart in the future. Put away your chisels and stone tablets, the future of lasting data storage has arrived!

Export Jira to Excel. Export Jira to CSV file.

Try the Custom Charts for Jira Reporting playground, to see how it works!

Cómo hacer gráficos y diagramas en Confluence

Las herramientas de gráficos y diagramas más populares para Confluence son:

1.) Draw.Io Flowchart & Diagram Maker para Confluence

2.) Diagramas de Gliffy para Confluence

3.) Lucidchart para diagramas de Confluence

4.) SmartDraw para diagramas automáticos en Confluence

Confluence ayuda a diversos equipos a colaborar; Desde conversaciones casuales hasta documentación de cara al cliente, las plantillas de Confluence, los proyectos estructurados, la edición de imágenes, la creación de diagramas y los gráficos en Confluence hacen que la comunicación sea clara, fácil y divertida.

Una imagen puede decir mil palabras, pero con los complementos adecuados, Confluence puede ayudar a todos a comunicarse fácilmente, creando y compartiendo diagramas increibles con quien necesite verlos. Aquí hay una guía útil de las mejores aplicaciones de Confluence para crear y compartir gráficos y diagramas en Confluence.

Draw.io Flowchart & Diagram Maker para Confluence.

Draw.io es una asociación conjunta con Seibert Media , el mayor socio y vendedor de Atlassian Platinum de Alemania, famoso porsu suite de intranet Confluence, Linchpin

Lo que Draw.io hace bien:

Draw.io hace que sea muy rápido configurar diagramas de flujo con un clic intuitivo y reproducir UX.

Tienen un precio muy razonable (una décima parte del precio de algunas de las otras opciones aquí).

Anuncian con orgullo que no utilizan servidores de terceros para sus datos:

“Guardar / cargar diagramas se realiza directamente entre su navegador y los servidores de Atlassian, sin almacenamiento ni tránsito a través de servidores de terceros”.

Y han hecho que sea muy fácil importar sus propias bibliotecas de formas (si es que es el tipo de persona que tiene bibliotecas de formas).

Diagramas Gliffy para Confluence.

La aplicación de creación de diagramas Confluence más grande y popular desde 2005 con 20.000 instalaciones y 15 millones de usuarios, pero pocas integraciones compatibles.

Lo que Gliffy hace bien.

Los diagramas vinculados de Gliffy le permiten cambiar algo en un lugar y actualizar automáticamente sus vínculos en cualquier otro lugar.

El hecho de que el texto del diagrama se pueda buscar por completo lo convierte en una característica muy útil cuando intenta encontrar algo en una instancia grande.

Lucidchart: gráficos integrados de Confluence multiplataforma.

El espectacular ascenso de Lucidchart hasta ser adoptado por el 99% de las empresas Fortune 500 se puede atribuir a su excelente marketing, experiencia de usuario y gran cantidad de integraciones.

Lo que Lucidchart hace bien.

Lucidchart es la mejor opción si desea que varios usuarios editen simultáneamente un diagrama en cualquier dispositivo, en múltiples plataformas. Es más una aplicación independiente, donde Confluence es uno de los muchos lugares donde puede compartir sus diagramas.

También puede crear gráficos automáticamente a partir de datos importados de Excel, Zapier, Salesforce o LinkedIn Sales Navigator. Hay algunas integraciones inteligentes con Google Docs, Drive & Sheets; Powerpoint y Dropbox Paper para llevar tus diagramas a donde quieras.

SmartDraw para automatizar diagramas en Confluence.


Smart Draw tiene algunos autoformato inteligentes, por lo que ya sea que esté haciendo clic o usando los atajos de teclado, es muy rápido hacer, ajustar y reformatear diferentes tipos de diagramas en Confluence. También tienen un precio muy razonable y mantienen los datos de su gráfico en su Confluence.

¿Qué complemento de diagramación de Confluence es el mejor?

Todas estas opciones le permiten importar gráficos de otras herramientas (como Microsoft Visio, y entre sí), por lo que debería ser bastante fácil migrar sus gráficos si cambia de opinión más adelante.

Cada herramienta se especializa en mejorar ciertos tipos de gráficos, si está satisfecho con los gráficos básicos, entonces la capacidad de importar datos, integrarse con otras herramientas o compartir con usuarios externos podría ser el factor decisivo.

Compartiendo diagramas fuera de Confluence.

Compartir diagramas de Confluence con usuarios externos.

Independientemente de los diagramas que esté compartiendo en Confluence, tiene muchas opciones para expandir la colaboración más allá de Confluence, a donde sea necesario y para quien necesite verlo.

Un punto importante a considerar al compartir diagramas externamente es cómo compartir el texto de apoyo y circundante. Los diagramas son una parte crucial de la documentación que está compartiendo, pero si el texto y otras macros de Confluence son la forma en que comunica el panorama general, necesita más que una herramienta de creación de diagramas aislada.

Si está buscando compartir sus diagramas externamente más allá de Confluence, hay algunas consideraciones que informarán la mejor opción, según con quién está compartiendo, por cuánto tiempo y con qué propósito.

Uso de diagramas de Confluence en documentación pública.

Es bastante sencillo configurar un espacio Confluence individual como una wiki de cara al público para que todos la lean.

Para habilitar el acceso anónimo a su Confluence:

  • Vaya a Configuración> Configuración general> Permisos globales.
  • Elija Editar permisos.
  • En la sección Acceso anónimo, seleccione la casilla de verificación Puede usar. También puede elegir si desea permitir que los usuarios anónimos vean los perfiles de usuario.
  • Elija Guardar todo para aplicar los cambios.

Para hacer público su espacio:

  • Vaya al espacio y elija Herramientas de espacio> Permisos en la parte inferior de la barra lateral.
  • Elija Editar permisos.
  • Desplácese hacia abajo hasta la sección Acceso anónimo y seleccione los permisos específicos que le gustaría que tuvieran los usuarios anónimos.
  • Guardar todo para aplicar los cambios.

¡Felicitaciones, ha creado una base de conocimientos de solo lectura para sus clientes y fanáticos!

Aquí está nuestro recurso compartido externo para la documentación del cliente de Confluence:

Esto es genial si desea compartir el acceso de solo lectura no solo a sus diagramas, sino a todo el texto, las imágenes y las macros en sus espacios de Confluence con todos. La única limitación es que no podrán comentar, cargar sus poseen diagramas como archivos adjuntos, ni hacen sus propias páginas. Si está buscando darle a alguien más acceso para una colaboración más profunda, la mejor opción es:

Dales acceso completo a tu Confluence:

Realmente no tengo un párrafo para escribir aquí, simplemente cómpreles una licencia de Confluence y déles el acceso correcto según los esquemas de permisos que ha configurado en Confluence .

Brinde a los usuarios externos acceso seguro para ver, comentar y agregar archivos adjuntos a páginas individuales de Confluence.

Si desea que los usuarios externos vean páginas de Confluence específicas y todos los diagramas geniales alojados allí, considere Compartir externo para Confluence . Invite a cualquier persona a contribuir agregando comentarios y archivos adjuntos, comparta todos sus gráficos y diagramas (cualquier complemento de Confluence con el que los haya creado) sin la necesidad de dar acceso completo a nadie, ni la carga administrativa de configurar esquemas de permisos individuales para cada usuario.

Luego, puede compartir los enlaces de forma privada, limitar el tiempo antes de que caduquen, protegerlos con contraseña y desactivarlos y volver a activarlos cuando sea necesario.

No es necesario comprar una licencia, no es necesario dar acceso completo, no es necesario asegurarse de que todos estén usando los esquemas de permisos correctamente en su Confluence Space.

Entonces, si está utilizando gráficos y diagramas en su Confluence y desea compartirlos con usuarios externos, tiene tres opciones:

1.) Darles acceso de solo lectura,

2.) Darles una licencia de Confluence.

3.) Utilice External Share para Confluence .

Así que echa un vistazo a External Share for Confluence en Atlassian Marketplace hoy para comenzar una evaluación y ver por qué es una elección del personal de Atlassian para 2020.